Chapter 1 : Managing Knowledge: The Challenge
Asep Kusnadi[1]
Email: asep.mizanilmu@gmail.com
Pendahuluan
Tulisan ini merupakan kesimpulan dari sebuah buku yang berjudul “Managing Knowledge: Building Blocks For Success” yang ditulis oleh Gilbert Probst Steffen Raub Kai Romhart. Dalam buku tersebut dibahas beberapa chapter, dan untuk chapter pertama ini akan membahas tentang pengelolaan pengetahuan dalam sebuah perubahan (Managing Knowledge: The Challenge). Dalam buku tersebut dijelaskan, bahwa untuk bertahan dan bersaing di era masyarakat berpengetahuan (knowledge society), maka perusahaan, lembaga, dan juga sekolahan harus belajar bagaimana mengelola asset intelektual di dalamnya.
Pengetahuan itu hanyalah sebuah sumber, dan pengetuan itu akan berguna apabila digunakan atau diaplikasikan. Pada kajian bab ini akan membahas mangapa perusahaan , lembaga termasuk sekolah mampu menerima tantangan menajemen pengetahuan, dan keuntungan apa saja yang akan mereka dapatkan apabila mampu mengelolanya. Manager pengetahuan (knowledge manager) yang professional untuk sekarang ini sangat dibutuhkan, seiring dengan pesatnya perkembangan pengetahuan dan meningkatnya pendalaman pengetahuan (intensive knowledge) di semua proses manajemen. Oleh karena itu kita harus bergerak cepat karena jika pesaing anda telah melakukan pengelolaan pengetahuan dan membuahkan hasil, maka kita akan terlambat dan sulit untuk mengejarnya.
Mengelola Pengetahuan: Sebuah Tantangan
Pengetahuan sebagai salah satu faktur dalam persaingan, tentunya menjadi hal yang sangat penting dalam sebuah bisnis. Demikian pula perusahaan didorong untuk memanfaatkan harta karun yang tersembunyi (knowledge) di kepala para pekerjanya. Perusahaan yang inovatif akan membentuk kelompok dalam pengelolaan pengetahuan, sedangkan pimpinan akan berperan dalam membentuk atau mengembangkan perusahaan dimasa mendatang.
Profesional organizer akan mempromosikan melalui kegiatan workshop dan konferensi tentang menjemen pengetahuan, selanjutnya sebuah konsultan bisnis akan menawarkan jasanya. Selanjutnya apakah ini menunjukan bahwa perusahaan akan mengalami kegagalan terkecuali perusahaan mampu mengambil langkah hati-hati dalam mengelola pengetahuan.
Kesuksesan perusahaan yang mengelola pengetahuan secara intensive (knowledge-intensive) tentunya kedepan akan meraup kesuksesan yang luar biasa. Kesuksesan mereka ditunjukan dengan performan di pasar saham, misalnya perushaan produsen software, bahkan bisa melampai Volkswagen di bursa saham, dan perusahaan internet NETSCAPE
Ketiadaan perangkat managemen (the absence of management tools)
Revolusi Skandia berusaha untuk membuat modal intelektual lebih transparan dalam menghadapi masalah managemen yang sering terjadi. Teknik dan perangkat untuk mengatur faktor produksi klasik (buruh, capital dan lahan) secara berangsur-angsur diredefinisi; tetapi tidak ada perubahan yang berarti untuk membuat perangkat professional untuk mengelola asset pengetahuan. Walhasil, organisasi hanya sedikit menggunakan asset intektual. Organisasi tidak menggunakan pola yang cukup, artinya tidak memberdayakan dan mengembangkan keterampilan khusus yang dimiliki karyawannya, atau gagal dan kalah bersaing dalam hal tertentu seperti perkembangan teknologi yang sengat pesat.
Manajer pengetahuan pertama
Ketidak mampuan managemen dalam mengelola pengetahuan sebagai sumber memunculkan inisiatif baru untuk membuat posisi baru dalam perusahaan untuk mengelola hal tersebut. Posisi tersebut adalah direktur intelektual capital atau direktur pengetahua atau manager asset intelektual. Orang yang memduduki posisi ini ternyata mempunyai fungsi yang berbeda-beda meski mengelola asset intelektual. Ada yang berfungsi sebagai penganalisa strategi kompetensi, mengidentifikasi (indexing) asset pengetahuan atau membangun infrastruktur komunikasi atau mencari pola manajemen portofolio hak patennya. Semua yang mereka kerjakan adalah untuk merespon persaingan yang mana dapat meningkatkan pengelolaan asset intelektual sehingga dapat membawa manfaat yang lebih.
Demikian pula seorang manajer harus mempertimbangkan pentingnya perkembangan pengetahuan yang akan berpengaruh terhadap posisi persaingan perusahaan. Oleh sebab itu menajer harus memahami dinamika pengetahuan masyarakat .
Trend Lingkungan – Transparan atau pergolakan?
Lingkungan pengetahuan dimana perusahaan harus menjalankan fungsinya, secara struktur sekarang jauh lebih kompleks dibandingkan dengan beberapa abad yang lalu. Hal ini didasari pada tiga trend yaitu; perkembangan pengethuan yang sangat pesat (explosive growth), perluasannya menjadi terpecah-pecah (become fragmented) dan perkembangan globalisasi.
Peningkatan jumlah pengetahuan memunculkan spesialisasi dalam suatu disiplin ilmu. Satu abad sebelumnya, seluruh sarjana atau lulusan pendidikan tinggi memiliki pemahaman secara umum tentang penelitian, di hampir seluruh disiplin keilmuan, tetapi sekarang satu bidang ilmu orang akan berbeda spesialisasinya dan terkadang muncul masalah perbedaan pemahaman di antara mereka. Encyclopedia Britanica yang terbit pertama kali ditulis hanya oleh dua ilmuwan, tetapi sekarang membutuhkan puluhan ribu ilmuwan untuk menerbitkan edisi terbarunya. (cf. Badaracco 1991. Pp.17ff.). Berikut gambaran hal di atas:
Globalisasi
Berlanjutnya trend ekomoni global mendorong terjadinya globalisasi pengetahuan. Kisah sukse CNN and Microsoft mengilustrasikan terjadinya “ global village” dimana berbeda waktu dan tempat akan mengalahkan peran pentingya (significant). Semua perubahan ini menunjukan bahwa tidak mungkin untuk mengetahui semua produk yang telah ada, jenis produk, teknologinya, atau pola kompetisi yang menguntungkan antar Negara bahkan untuk hal yang bersifat umum/general sekalipun. Di awal tahun 1970-an, Amerika masih memprouksi sekitar 70% teknologi baru di dunia, tetapi sekarang pusat ilmu dan teknik yang unggul tersebar berbagai belahan dunia. Di sekitar Bangalore India, sekarang menjadi pusat produksi software di dunia. Hal ini menunjukan bahwa globalisasi pengetahuan tidak terpengaruh oleh batas negara, baik negara maju maupun negara berkembang, termasuk Indonesia di dalamnya.
Pengetahuan Berlimpah : Ancaman atau Peluang ?
Banyak perusahaan atau lembaga merasa meningkatnya kompleksitas lingkup pengetahuan adalah sebuah ancaman, padahal banyak cara dimana perkembangan yang dinamis dapat menghasilkan peluang untuk bersaing. Perusahaan yang innovative dapat menigkatkan nilai tambah produknya yang sebenarnya mempunyai fungsi yang sederhana dengan sentuhan penegetahuan. Ini artinya produk dapat diadaptasi sesuai perubahan kondisi yang terjadi atau mengumpulkan dan menghimpun informasi serta dapat mengaplikasikannya untuk kepentingan pelanggan.
Sebagai contoh di Swizerlend yang warganya banyak menggunakan berbagai macam bahasa, ketika menggunakan kartu kredit secara otomatis memilih bahasa ibu (mother tongue), ketika dimasukan ke dalam mesin cash dispenser (beli air) atau petrol pump (beli minyak). Selanjutnya penyedia kartu kredit telah menggunakan informasi tentang pelanggan dan mengintegrasikan ke dalam sebuah produk, inil artinya membuat aplikasi cerdas (intelligent).
Kepekaan terhadap kondisi lingkungan
Contoh sederhana produk inteligen lainnya adalah textile yang berubah sesuai dengan keadaan temperatur dan kelembapan yang terjadi. Atau contoh lain adalah kaca jendela yang merefleksikan atau menyerap cahaya matahari sesuai dengan cuaca sehingga kondisi ruangan akan tetap konstan (nyaman). Dalam hal ini pembuatan produk bekan berdasarkan pada pengumpulan informasi melainkan pada kepekaan terhadap kondisi lingkungan. Banyak perusahaan yang mencoba mengembangkan kepekaan lingkungan dengan apliklikasi yang rumit misalnya GOODYEAR yang memproduksi ban cerdas ‘inteligen’ yang mengukur tekanan udara dengan chip computer dan menanam alarem/sinyal bahaya dalam ban.
Fungsi pengetahuan dan ketentuan pelayanan
Banyak cara dimana nilai tambah pelayanan dapat ditingkatkan dengan tambahan komponen pengetahuan. CITYBANK mempunyai system yang mengenal jenis atau pola penggunaan kartu kredit sehingga dapat mengingatkan pengguna ketika kartu kredit digunakan tidak semestinya dan mencegah kerugian. Banyak hotel dan perusahaan travel mengakui pentingnya data perbankan pelanggannya. Hotel dan perusahaan trevel merekaman data individu tentang kesukaannya, sehingga dimasa mendatang dapat digunakan apakah pelanggan secara otomais akan diberikan tempat duduk non-smoking di pesawat, atau menyediakan minuman fovorit pelanggan (champagne) di kulkas kamar hotel yang dipesan.
Hubungan strategi pengetahuan
Jika perusahaan dengan perkembangan pengetahuan yang baik , bisa dimungkinkan bahwa kemampuan atau keahlian yang spesifik akan berkembang secara dinamis di dalamnya, sehingga akan menciptakan strategi peluang yang baru. MASSEY-FURGUSON sebuah perusahaan traktor di Amerika mengembangkan sebuah system satelit yang dimanfaatkan untuk memaksimalkan masa panen. Mesin permanen yang telah dilengkapi system satelit akan merekam luasan lahan (meter persegi) yang akan dipanen. Wal hasil petani dapat meningkatkan hasil panen dan mengurangi biaya. Padahal awalnya ide dan penggunan system satelit incidental yang merupakan komponen tambahan traktor, tetapi akhirnya menjadi kesuksesan tersediri bagi perusahaan yang terus mengembangkan peralatan untuk manajemen pemananen gandum.
Transfer Konpetensi
Perusahaan di industry lainnya juga mengembangkan area baru yang masih dalam core kompetensi yang telah dimiliki. Perusahaan penerbangan misalnya; mempunyai system yang canggih dalam system booking; perusahaan yang lebih inovatif contohnya AMERICAN AIRLINE yang dapat mentranser kompetensinya ke penjualan hotel dan industry hiburan. Pada kasus yang lain, binsnis keduanya lebih menguntungkan dan melampaui bisnis aslinya yaitu bisnis penerbangan. Kebanyakan berusahaan mobil sekarang menawarkan paket keuangan individu sebagai model baru dalam mengiklankan produknya . Hal ini adalah contoh lain dimana komponen pengetahuan intensive ditambahkan pada produk asli (basic product). Selanjutnya data dan informasi dalam meningkatkan pelayanan terhadap pelanggannya, hal ini juga dapat diterapkan dilingkungan perusahaan Pendidikan, yang selanjutnya data dan informasi diolah dan dianalisis untuk pengambilan kebijakan perusahaan.
Manajemen Pengetahuan
Kesuksesan Kuoni’s dengan Knows menujukan bagaimana produk berbasis pengetahuan dapat membukan peluang pasar baru dan memperkuat perusahaan untuk dapat bersaing dalam jangka panjang. Namun demikian produk ini juga memunculkan tantangan baru lainya. Kuoni hanya dapat meraih sukses dengan Knows karena ia menciptakan kondisi yang benar dengan cara mengorganisir system menejemen asset pengetahuannya. Perusahaan yang menerima tantangan menejeman pengetahuan pertama harus menciptakan gambaran yang jelas tentang apa yang diketahui dan apa yang tidak diketahui. Hal tersebut dijadikan sebagai posisi dalam mengembangkan strategi berdasarkan kompetensi yang dimiliki.
Rangkuman
- Banyak perusahaan sekarang mengalami dinamika lingkup pengetahuan yang terus meningkat. Produk dan proses lebih dari sekedar penghetahuan intensive. Manajer yang memiliki pandangan yang maju akan melakukan langkah yang tepat.
- Asset intelektual perusahaan dapat dianalisis, diseimbangkan, dan dikelola, tetapi perlu pendekatan lain dan instrument lebih dari sekedar mengelola produksi secara tradisional.
- Kajian terakhir tentang manajemen pengetahuan memasukan pandangan tenatng consep-consep yang diperlukan dan metodologinya.
Bogor, 7 Agustus 2020.
[1] Artikel ini merupakan kesimpulan dari buku “Managing Knowledge: Building Blocks For Success” yang ditulis oleh Gilbert Probst Steffen Raub Kai Romhart . Tulisan ini disarikan dari chapter 1 : Managing Knowledge: The Challenge, selanjutnya artikel ini pernah penulis sajikan dalam diskusi terbatas di Pascasarjana Doktoral Program Studi Teknologi Pendidikan Universitas Negeri Jakarta Tahun 2014 dengan bimbingan dosen pengampu kuliah oleh Prof. Dr. Basuki Wibawa, M.Sc.